Auftrittsakte
Jeder Auftritt bündelt Vertragspartner, Termin, Vereinbarung und Zahlung in einem Vorgang.
Für unser Kulturprogramm
Gagen richtig einordnen, bevor sie ausgezahlt werden
Gagenheft begleitet kleine Veranstalter, Clubs, Kulturzentren und Vereine vom Vertragsabschluss bis zur Jahresmeldung. Wir halten fest, was zu einer Zahlung gehört, damit Künstlersozialabgabe und möglicher Steuerabzug nicht erst bei einer Prüfung auffallen.
- Künstlerische Leistungen nachvollziehbar einordnen
- Ausländische Künstler früh erkennen
- Belege für Steuerberatung bündeln
Entwickelt für Häuser, in denen Programm, Abendkasse und Verwaltung zusammenarbeiten.
Was uns bremst
Die Zahlung ist einfach, die Einordnung nicht
Eine Gage wird oft rasch zugesagt und überwiesen. Erst danach zeigt sich, dass Auftrag, Rechnung, Wohnsitz und Leistungsart für Abgaben und Steuerabzug entscheidend gewesen wären.
Heute oft
- Gagen ohne Spur
Zusage, Vertrag, Rechnung und Überweisung liegen in verschiedenen Ordnern oder Postfächern. Für die Jahresmeldung muss die Zahlung später erneut zusammengesucht werden. - Künstlerisch oder nicht
Band, Solist und Technik arbeiten am selben Abend, steuerlich und für die Künstlersozialabgabe sind die Leistungen aber nicht automatisch gleich einzuordnen. Ohne Begründung bleibt die Entscheidung schwer nachvollziehbar. - Ausland zu spät erkannt
Bei beschränkt steuerpflichtigen Künstlern kann Steuerabzug nach § 50a EStG anfallen. Wird dies erst nach Auszahlung bemerkt, fehlt der einbehaltene Betrag. - Meldung unter Druck
Die Jahresmeldung zur Künstlersozialabgabe verlangt eine vollständige Summe der relevanten Entgelte. Ein Schreiben zur Prüfung macht fehlende Unterlagen besonders belastend.
Mit Gagenheft
- Jede Gage hat einen vollständigen Vorgang
- Einordnung wird beim Buchen festgehalten
- Auslandsfälle werden vor Auszahlung sichtbar
- Meldedaten bleiben über das Jahr geordnet
Ein gemeinsamer Ablauf
Jede Gage erhält ihren nachvollziehbaren Vorgang
Gagenheft führt die Fragen durch, die bei einer Künstlerzahlung früh gestellt werden müssen. Die Antworten, Unterlagen und Entscheidungen bleiben bei der jeweiligen Veranstaltung, statt in einzelnen Tabellen zu verschwinden.
Schritt 1
Auftritt anlegen
Wir erfassen Veranstaltung, Vertragspartner, Leistungsart und vereinbarte Gage. Bereits hier wird sichtbar, welche Angaben für die spätere Einordnung fehlen.
Schritt 2
Zahlung einordnen
Gagenheft hält die Einschätzung zur Künstlersozialabgabe fest und weist auf Fälle mit möglichem Steuerabzug hin. Die fachliche Entscheidung bleibt bei uns, wird aber begründet dokumentiert.
Schritt 3
Meldung vorbereiten
Rechnungen, Verträge und Zahlungsbelege bleiben am Vorgang. Für Steuerberatung und Jahresmeldung lassen sich die erfassten Zahlungen geordnet prüfen.
Für den Veranstaltungsalltag
Funktionen rund um die Künstlerzahlung
Gagenheft konzentriert sich auf die Unterlagen und Entscheidungen, die zwischen Programmplanung, Auszahlung und Jahresmeldung gebraucht werden.
Leistungsabfrage
Fragen zur Art der Leistung helfen, die Einordnung nachvollziehbar festzuhalten.
KSA-Kennzeichnung
Relevante Entgelte werden für die spätere Prüfung und Jahresmeldung markiert.
Auslandsprüfung
Wohnsitz und Steuerstatus werden früh abgefragt, damit § 50a EStG geprüft werden kann.
Belegablage
Verträge, Rechnungen und Zahlungsnachweise werden direkt dem Vorgang zugeordnet.
Zahlungsübersicht
Offene, vorbereitete und dokumentierte Zahlungen bleiben im Blick.
Meldeübersicht
Die erfassten Entgelte lassen sich für die jährliche Meldung geordnet zusammenstellen.
Steuerberaterexport
Unterlagen und Angaben können für die weitere Prüfung durch die Steuerberatung bereitgestellt werden.
Was sich ändert
Mehr Sicherheit in einem kleinen Verwaltungsteam
Wir ersetzen keine Steuerberatung. Gagenheft schafft jedoch die nachvollziehbare Grundlage, auf der Veranstalter und Beratung gemeinsam arbeiten können.
Früh entscheiden
Die entscheidenden Fragen stehen vor der Auszahlung auf dem Tisch. Das verhindert, dass eine Gage erst nachträglich neu gerechnet werden muss.
Gemeinsam arbeiten
Programmverantwortliche und Verwaltung sehen denselben Vorgang. Übergaben zwischen Ehrenamt, Büro und externer Buchhaltung werden klarer.
Prüfbar ablegen
Die Begründung einer Einordnung bleibt zusammen mit Vertrag und Rechnung erhalten. Das erleichtert Rückfragen bei Jahresmeldung oder Prüfung.
Ruhiger melden
Statt am Jahresanfang einzelne Auftritte zu rekonstruieren, prüfen wir eine fortlaufend gepflegte Übersicht.
Rechtsrahmen prüfen
Die Pflichten hinter jeder erfassten Gage
Gagenheft orientiert sich an den Rechtsfragen, die Veranstalter tatsächlich betreffen. Die Software gibt Hinweise und Dokumentationsstruktur, ersetzt aber keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
Künstlersozialabgabe bei Veranstaltern
Unternehmen, die nicht nur gelegentlich künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen für eigene Zwecke nutzen und Einnahmen erzielen wollen, können abgabepflichtig sein. Dazu zählen nach dem Gesetz auch Veranstalter, die regelmäßig Aufführungen künstlerischer oder publizistischer Werke oder Leistungen organisieren.
Grundlage: § 24 Absatz 2 Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG)Jahresmeldung und Aufzeichnungen
Abgabepflichtige müssen Aufzeichnungen über die gezahlten Entgelte führen. Die Summe der im Vorjahr gezahlten abgabepflichtigen Entgelte ist der Künstlersozialkasse bis zum 31. März zu melden.
Grundlage: § 27 Absätze 1 und 1a Künstlersozialversicherungsgesetz (KSVG)Steuerabzug bei beschränkter Steuerpflicht
Vergütungen für künstlerische, sportliche, artistische oder ähnliche Darbietungen im Inland können bei beschränkt Steuerpflichtigen dem Steuerabzug unterliegen. Der Vergütungsschuldner hat die einbehaltene Steuer anzumelden und abzuführen.
Grundlage: § 50a Absatz 1 Nummer 1 und Absatz 3 Einkommensteuergesetz (EStG)
Julien Jimenez
Julien Jimenez ist Herausgeber und Autor des Gagenheft Magazins und verantwortet die fachredaktionellen Inhalte. Zur Autorenseite
Gagenheft befindet sich in der Pilotphase. Wir suchen Erstanwender, die den Ablauf mit echten Anforderungen aus Konzertbetrieb, Club und Kulturverein mitgestalten möchten.
Pilotzugang
Ein Preis, der zum Veranstalter passt
Die Pakete richten sich nach dem Umfang des Veranstaltungsbetriebs. Während der Pilotphase klären wir gemeinsam, welches Paket zu euren Abläufen passt.
Start
Für kleine Veranstalter mit wenigen wiederkehrenden Abläufen.
19 Europro Monat
- Bis 30 Auftritte im Jahr
- Auftrittsakten und Belegablage
- KSA-Kennzeichnungen
- Meldeübersicht
- E-Mail-Support im Pilotbetrieb
Veranstalter
Für Clubs, Kulturzentren und Vereine mit regelmäßigem Programm.
29 Europro Monat
- Bis 150 Auftritte im Jahr
- Alle Funktionen aus Start
- Auslandsprüfung nach § 50a
- Zahlungsübersicht
- Unterlagen für Steuerberatung
- Früher Zugang zu neuen Funktionen
Großes Haus
Für Häuser mit mehr als 150 Auftritten im Jahr.
59 Europro Monat
- Mehr als 150 Auftritte im Jahr
- Alle Funktionen aus Veranstalter
- Mehrere Arbeitsbereiche
- Erweiterte Exportvorbereitung
- Begleitete Einführung
- Priorisierte Rückmeldung im Pilotbetrieb
Alle Preise verstehen sich pro Veranstalter und Monat zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer, sofern diese anfällt. Monatlich kündbar.
Fragen aus dem Alltag
Was Veranstalter zu Gagenheft fragen
Die Antworten zeigen, was Gagenheft leistet und wo wir fachliche Beratung einbeziehen sollten.
Ersetzt Gagenheft unsere Steuerberatung?
Nein. Gagenheft ersetzt weder Steuerberatung noch Rechtsberatung. Es sammelt die für die Prüfung nötigen Angaben und Unterlagen, damit Entscheidungen fachlich vorbereitet und nachvollziehbar dokumentiert sind.
Müssen alle Gagen in die Künstlersozialabgabe?
Nein, die Einordnung hängt von Auftraggeber, Leistung und weiteren Umständen ab. Gagenheft hilft, die relevanten Fragen am einzelnen Vorgang festzuhalten, eine verbindliche Würdigung kann im Zweifel die Steuerberatung oder die Künstlersozialkasse klären.
Was hilft bei ausländischen Bands und Solisten?
Gagenheft fragt Angaben ab, die für die Prüfung eines möglichen Steuerabzugs nach § 50a EStG wichtig sind. Die konkrete Berechnung, Anmeldung und Abführung sollte bei Bedarf mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Können wir auch Technikrechnungen verwalten?
Ja, Technikleistungen können als eigener Vorgangstyp erfasst werden. So bleibt sichtbar, dass eine Rechnung zu einem Konzert gehört, ohne sie vorschnell wie eine künstlerische Leistung zu behandeln.
Was brauchen wir für die KSK-Jahresmeldung?
Abgabepflichtige benötigen nachvollziehbare Aufzeichnungen über gezahlte Entgelte und melden die Summe des Vorjahres bis zum 31. März. Gagenheft bereitet die erfassten Vorgänge zur Prüfung vor, die Meldung bleibt eine Aufgabe des Veranstalters.
Funktioniert das für Kulturvereine?
Ja. Gerade Vereine ohne eigene Buchhaltungsabteilung können Zusagen, Rechnungen und Zahlungsbelege an einem Ort zusammenführen. Ob im Einzelfall eine Abgabepflicht besteht, muss anhand der tatsächlichen Tätigkeit geprüft werden.
Wann können wir Gagenheft nutzen?
Das Produkt ist in der Pilotphase. Wir vergeben frühen Zugang an Veranstalter, die ihren Ablauf vorstellen und Rückmeldung zu den Funktionen geben möchten.
Gagenheft Magazin
Einordnen, bevor die Zahlung rausgeht
Fachbeiträge zu Künstlersozialabgabe, KSK-Meldung, Ausländersteuer und Belegablage für Veranstalter.
Was sich 2025 und 2026 bei Gagenpflichten ändert
Wir fassen bereits geltende Änderungen zusammen, die für die Gagenverwaltung von Veranstaltern relevant sind. Im Mittelpunkt stehen die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung und der für 2026 festgesetzte Abgabesatz zur Künstlersozialabgabe.
Änderungen einordnen
§ 19 Umsatzsteuergesetz bei Künstlerrechnungen anwenden
Wir erklären die Kleinunternehmerregelung für Rechnungen von Künstlern und ihre Folgen für Veranstalter. Der Beitrag hilft uns, Rechnungsangaben zu prüfen, ohne Umsatzsteuer mit der Künstlersozialabgabe zu verwechseln.
Künstlerrechnungen prüfen
Fristenkalender für KSK und Steuerabzug bei Gagen
Wir ordnen die wiederkehrenden Termine für Künstlersozialabgabe und Steuerabzug nach § 50a Einkommensteuergesetz im Jahresverlauf. Zu jedem Termin nennen wir die Berechnungsregel und die Unterlagen, die vorher bereitliegen müssen.
KSK und § 50a TerminePilotphase
Lasst uns euren Gagenablauf anschauen
Wir sprechen über eure Auftritte, die bisherigen Unterlagen und die Stellen, an denen Fragen zu KSA oder Steuerabzug entstehen. Danach klären wir, ob ein früher Zugang zu Gagenheft für euch passt.
- Wir schauen auf euren tatsächlichen Zahlungsablauf.
- Wir zeigen die passenden Vorgänge in einer Vorführung.
- Wir besprechen den Zugang ohne Verkaufsdruck.
Pilotzugang oder Vorführung anfragen
Ob Kulturverein, Club oder Kulturzentrum: Beschreibt kurz, wie ihr Gagen heute verwaltet. Besonders hilfreich sind Fragen zu Auslandsfällen, KSK-Meldung oder Belegablage.