Für Veranstalter gehören Gagen heute nicht nur in den Vertrag und auf die Überweisung. Sie müssen auch umsatzsteuerlich richtig eingeordnet, für die Künstlersozialabgabe erfasst und bei grenzüberschreitenden Engagements auf mögliche Steuerabzüge geprüft werden. Die seit 2025 geltenden Grenzen der Kleinunternehmerregelung und der für 2026 festgesetzte Abgabesatz betreffen deshalb Arbeitsabläufe von der Zusage bis zur Jahresmeldung.
Dieser Beitrag fasst beschlossene Regelungen zusammen und trennt zwei Fragen, die in der Praxis oft vermischt werden: Ob eine Künstlerrechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden darf, entscheidet sich nach dem Umsatzsteuerrecht. Ob eine Zahlung zur Künstlersozialabgabe gehört, richtet sich dagegen nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz. Verantwortlich für die Einordnung und die Belege bleibt der Veranstalter. Die fachliche Einordnung dieses Beitrags stammt aus der Redaktion von Gagenheft.
Seit 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen in § 19 Umsatzsteuergesetz
Seit dem 1. Januar 2025 ist die Kleinunternehmerregelung in § 19 Umsatzsteuergesetz neu gefasst. Ein Unternehmer kann sie anwenden, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Maßgeblich sind die gesetzlichen Voraussetzungen im jeweiligen Einzelfall, nicht allein ein Vermerk auf der Rechnung.
Für die Gagenverwaltung ist das vor allem bei Rechnungen von Solisten, Bands, Moderatoren, künstlerisch tätigen Dienstleistern und anderen selbständigen Auftragnehmern relevant. Beruft sich ein Rechnungssteller zutreffend auf § 19 Umsatzsteuergesetz, wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen. Wir zahlen dann grundsätzlich den vereinbarten Rechnungsbetrag, behandeln ihn aber nicht wie einen Betrag mit abzugsfähiger Vorsteuer.
Die Regel betrifft den Unternehmer, nicht nur den einzelnen Auftritt
Die Umsatzgrenzen beziehen sich auf den Gesamtumsatz des Unternehmers. Eine Künstlerin kann daher nicht aus der Höhe einer einzelnen Konzertgage ableiten, ob sie Kleinunternehmerin ist. Umgekehrt kann eine niedrige Rechnung im laufenden Jahr von einer Person stammen, deren Gesamtumsatz die Voraussetzungen bereits nicht mehr erfüllt.
Veranstalter müssen die Umsätze des Gegenübers nicht selbst ermitteln und ersetzen keine steuerliche Beratung. Wir sollten aber eine Rechnung nicht mechanisch freigeben, wenn der Steuerausweis, der Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz und die übrigen Rechnungsangaben widersprüchlich sind. Für die praktische Prüfung hilft unser Beitrag § 19 Umsatzsteuergesetz bei Künstlerrechnungen anwenden.
Was wir in der Akte festhalten
Zur Buchung gehört eine Rechnung, aus der Leistung, Entgelt, Aussteller und Rechnungsdatum nachvollziehbar hervorgehen. Wird keine Umsatzsteuer berechnet, dokumentieren wir den Hinweis des Rechnungsstellers auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz, soweit ein solcher Hinweis auf der Rechnung steht. Eine nachträgliche Ergänzung oder Berichtigung sollte zur ursprünglichen Rechnung abgelegt werden.
- Wir erfassen den Namen oder die Firma und die Rechnungsanschrift.
- Wir halten Leistungsdatum oder Leistungszeitraum und Rechnungsdatum getrennt fest.
- Wir prüfen, ob Umsatzsteuer ausgewiesen ist oder ein Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz vorliegt.
- Wir speichern Rechnung, Vertrag und eine mögliche Rechnungskorrektur zusammen mit der Zahlungsfreigabe.
Die Grenze im laufenden Jahr wirkt unmittelbar
Die Grenze von 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr ist keine bloße Prognosegrenze für das nächste Jahr. Überschreitet der Gesamtumsatz eines Kleinunternehmers im laufenden Kalenderjahr diese Grenze, ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr nach § 19 Umsatzsteuergesetz steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt ist die Kleinunternehmerregelung nicht weiter anwendbar.
Das kann Rechnungen betreffen, die inhaltlich ähnliche Leistungen betreffen, aber zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt wurden. Entscheidend ist nicht, wann wir die Zahlung anweisen oder wann die Gage intern freigegeben wird. Für die umsatzsteuerliche Behandlung sind insbesondere der Zeitpunkt der Leistung und die Rechnungsstellung nach den einschlägigen Vorschriften zu betrachten.
Keine rückwirkende Pauschalkorrektur durch den Veranstalter
Wir dürfen nicht selbst entscheiden, eine vorliegende Kleinunternehmerrechnung vorsorglich um Umsatzsteuer zu erhöhen. Die umsatzsteuerliche Stellung des Rechnungsstellers und eine Rechnungskorrektur liegen bei diesem. Ergibt sich aus einer korrigierten Rechnung ein anderer Zahlbetrag, brauchen wir eine klare Abstimmung zur vertraglich vereinbarten Gage und zur Zahlung.
Praktisch empfiehlt sich eine Rückfrage, wenn ein Auftragnehmer nach einem Auftritt mitteilt, die Grenze sei überschritten worden. Wir lassen dann schriftlich klären, welche Rechnung für welche Leistung gilt und ob eine berichtigte Rechnung folgt. Das schützt vor einer unklaren Buchung und davor, Vorsteuer aus einem unberechtigten oder fehlerhaften Steuerausweis abzuziehen.
Die Umsatzsteuerfrage ändert die Künstlersozialabgabe nicht automatisch. Auch eine Rechnung ohne Umsatzsteuer kann ein abgabepflichtiges Entgelt enthalten. Umgekehrt entfällt eine mögliche Abgabepflicht nicht dadurch, dass Umsatzsteuer offen ausgewiesen wird.
Rechnungsprüfungen brauchen deshalb das Rechnungsdatum
Bei Rechnungen von Künstlern reicht es seit der Änderung zum 1. Januar 2025 nicht, nur das Veranstaltungsdatum und den Rechnungsbetrag zu erfassen. Wir prüfen den Leistungszeitraum, das Rechnungsdatum und einen möglichen Hinweis auf § 19 Umsatzsteuergesetz im Zusammenhang. Die Daten beantworten unterschiedliche Fragen und dürfen nicht gegenseitig ersetzt werden.
Das Rechnungsdatum ist besonders wichtig, wenn Rechnungen rund um den Jahreswechsel erstellt oder später berichtigt werden. Der Leistungszeitraum zeigt, wofür die Gage berechnet wird. Das Rechnungsdatum dokumentiert, wann die Rechnung ausgestellt wurde. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung beschreibt die umsatzsteuerliche Behandlung, ersetzt aber keine inhaltlich stimmige Rechnung.
Prüfschritt vor der Gagenfreigabe
Wir richten einen festen Prüfschritt ein, bevor eine Rechnung zur Zahlung geht. Dabei gleichen wir Vertrag oder Gagenzusage, tatsächliche Leistung und Rechnung ab. Bei einer Band kann außerdem entscheidend sein, wer unser Vertragspartner ist: die einzelnen Mitglieder, eine Gesellschaft oder eine bevollmächtigte Person als Rechnungssteller.
| Angabe | Frage für die Prüfung | Dokumentation |
|---|---|---|
| Leistungszeitraum | Passt die Rechnung zum vereinbarten Auftritt oder Auftrag? | Vertrag, Ablaufplan oder Leistungsnachweis |
| Rechnungsdatum | Ist die Rechnung zeitlich plausibel und bei einer Korrektur nachvollziehbar? | Rechnung und gegebenenfalls Berichtigung |
| Umsatzsteuerangabe | Ist Umsatzsteuer ausgewiesen oder wird § 19 Umsatzsteuergesetz genannt? | Rechnungstext und Buchungskonto |
| Zahlungsempfänger | Entspricht er dem Vertragspartner und der Rechnung? | Gagenzusage und Zahlungsfreigabe |
Diese Prüfung dient nicht nur der Umsatzsteuer. Sie schafft auch die Grundlage für die spätere Zuordnung zur Künstlersozialabgabe und, bei ausländischen Künstlern, für die gesonderte Prüfung eines Steuerabzugs nach § 50a Einkommensteuergesetz. Gerade bei mehreren Beteiligten sollte vor der Zahlung klar sein, welche Leistung welcher Person oder Gesellschaft zugeordnet wird.
Der Abgabesatz zur Künstlersozialabgabe beträgt 2026 4,9 Prozent
Die Künstlersozialabgabe-Verordnung 2026 setzt den Abgabesatz zur Künstlersozialabgabe für das Kalenderjahr 2026 auf 4,9 Prozent der abgabepflichtigen Entgelte fest. Für Zahlungen, die in die Bemessungsgrundlage gehören und dem Kalenderjahr 2026 zuzuordnen sind, verwenden wir deshalb diesen Satz in Budget, Buchung und Jahresübersicht.
Der Abgabesatz ist kein Zuschlag, der dem Künstler in Rechnung gestellt wird. Abgabepflichtige Unternehmen tragen die Künstlersozialabgabe selbst. Sie wird auf die abgabepflichtigen Entgelte berechnet und gegenüber der Künstlersozialkasse im Rahmen der gesetzlichen Melde- und Zahlungspflichten abgewickelt.
Den Satz früh in die Kostenplanung übernehmen
Bei einer Gagenzusage planen wir neben der vereinbarten Vergütung die möglichen gesetzlichen Nebenkosten. So wird sichtbar, dass der Auszahlungsbetrag nicht zwingend den gesamten Aufwand des Veranstalters abbildet. Das ist auch dann sinnvoll, wenn die abschließende Einordnung erst nach Eingang aller Unterlagen erfolgen kann.
Für die Grundlagen, typische Konstellationen bei Konzerten und die Abgrenzung einzelner Zahlungen verweisen wir auf Künstlersozialabgabe bei Konzerten verständlich erklärt. Die dortige Prüfung ersetzt jedoch nicht die Dokumentation des konkreten Vertrags und der konkret bezahlten Leistung.
Der Abgabesatz ändert nicht die Frage der Abgabepflicht
Ein neuer Abgabesatz beantwortet nicht, ob wir überhaupt zur Künstlersozialabgabe verpflichtet sind. Maßgeblich bleiben die Voraussetzungen der Abgabepflicht nach § 24 Künstlersozialversicherungsgesetz. Dort sind unter anderem Unternehmer erfasst, die typischerweise künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen verwerten, sowie bestimmte weitere Fallgruppen.
Für die Höhe ist § 25 Künstlersozialversicherungsgesetz maßgeblich. Die Vorschrift bestimmt, welche Entgelte in die Bemessungsgrundlage einfließen. Ob eine Zahlung an einen Solisten, an eine Band, an eine Agentur, für Technik oder für eine gemischte Leistung einzubeziehen ist, kann von Vertragsgestaltung, Leistungsinhalt und Empfänger abhängen. Pauschale Etiketten wie „Honorar“, „Gage“ oder „Servicepauschale“ entscheiden die Frage nicht.
Leistungen getrennt und nachvollziehbar buchen
Wir erfassen künstlerische Leistungen, Vermittlungsleistungen, technische Leistungen und erstattete Auslagen nicht nur unter einem Sammelbegriff, wenn sie vertraglich unterscheidbar sind. Eine nachvollziehbare Aufteilung schafft keine Ausnahme, wo gesetzlich keine besteht. Sie ermöglicht aber, die Bemessungsgrundlage anhand der tatsächlichen Leistung zu prüfen und Rückfragen später zu beantworten.
Besondere Vorsicht ist bei Zahlungen an ausländische Künstler geboten. Neben der Künstlersozialabgabe kann ein Steuerabzug nach § 50a Einkommensteuergesetz zu prüfen sein. Beide Themen folgen eigenen Regeln. Wir halten deshalb vor Auszahlung fest, wer leistet, wo die Leistung erbracht wird, wer Vertragspartner ist und welche Unterlagen zur steuerlichen Behandlung vorliegen.
Eine konsistente Buchungsspur verhindert, dass die Jahresmeldung aus Kontoauszügen rekonstruiert werden muss. Der Beitrag Gagen von der Zusage bis zur Auszahlung richtig buchen zeigt, welche Angaben wir von der Zusage an zusammenführen sollten.
Unsere Vorlagen werden zum Jahreswechsel aktualisiert
Zum Jahreswechsel aktualisieren wir Budgetvorlagen, Rechnungsprüfung, Gagenfreigabe und Jahresübersicht. In jeder Vorlage stehen das gültige Kalenderjahr, der anwendbare KSK Abgabesatz und ein Hinweis auf die aktuelle Umsatzsteuerregelung. Alte Vorlagen bleiben als Dokumentation vergangener Vorgänge erhalten, werden aber nicht unbemerkt für neue Zusagen weiterverwendet.
Für 2026 hinterlegen wir bei potenziell abgabepflichtigen Entgelten den Satz von 4,9 Prozent als Planungswert. Gleichzeitig kennzeichnen wir die Position als prüfpflichtig, denn der Satz ersetzt nicht die Prüfung nach §§ 24 und 25 Künstlersozialversicherungsgesetz. Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer prüfen wir weiterhin, ob die Angaben zur Anwendung von § 19 Umsatzsteuergesetz plausibel und vollständig sind.
Eine gemeinsame Jahreswechselkontrolle
Unsere Kontrolle vor dem ersten neuen Engagement umfasst die verwendeten Vertragsmuster, Freigabeformulare, Buchungskonten und Auswertungen für die Jahresmeldung. Wir prüfen auch, ob Zuständigkeiten klar sind: Wer fordert fehlende Rechnungsangaben an, wer entscheidet bei Zweifeln und wer führt die Liste der prüfpflichtigen Zahlungen?
Damit bündeln wir die wichtigsten Erkenntnisse: Seit 2025 gelten in § 19 Umsatzsteuergesetz die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr, wobei die Überschreitung im laufenden Jahr unmittelbar wirkt. Für 2026 beträgt der KSK Abgabesatz 4,9 Prozent, während Abgabepflicht und Bemessungsgrundlage weiterhin gesondert nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz zu prüfen sind.
Gagenheft ordnet Künstlerzahlungen von der Gagenzusage bis zur Jahresmeldung ein und berücksichtigt Künstlersozialabgabe sowie Steuerabzug bereits beim Buchen. Wenn wir die Abläufe gemeinsam vorführen oder frühen Zugang besprechen sollen, erreichen Sie uns über das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
