Eine Künstlerrechnung ohne Umsatzsteuer ist für viele von uns zunächst eine Erleichterung, sie wirft bei der Gagenabrechnung aber zwei getrennte Fragen auf: Ist die Rechnung umsatzsteuerlich richtig, und gehört die Zahlung in die Bemessungsgrundlage der Künstlersozialabgabe? Die Antworten folgen unterschiedlichen Gesetzen. Wer beides vermischt, übersieht entweder einen Rechnungsfehler oder behandelt eine abgabepflichtige Gage fälschlich als frei von Künstlersozialabgabe.
Für die Rechnungsprüfung brauchen wir deshalb keine Aussage der Künstlerin oder des Künstlers darüber, ob Künstlersozialabgabe anfällt. Wir prüfen zuerst die Angaben der Rechnung und klären Unstimmigkeiten vor der Zahlung. Anschließend ordnen wir die Vergütung nach den Regeln des Künstlersozialversicherungsgesetzes ein, bei ausländischen Auftretenden zusätzlich nach den Regeln zum Steuerabzug nach Paragraf 50a Einkommensteuergesetz.
§ 19 Umsatzsteuergesetz regelt die Besteuerung kleiner Unternehmen
Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz, kurz UStG, enthält die Kleinunternehmerregelung. Sie betrifft Unternehmerinnen und Unternehmer, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Die Regelung gilt auch für selbständig tätige Künstlerinnen und Künstler, wenn die jeweiligen Voraussetzungen vorliegen.
Seit der Neufassung zum Jahresbeginn 2025 ist der im Inland bewirkte Umsatz eines Kleinunternehmers steuerfrei. Die Grenze für das laufende Kalenderjahr ist keine bloße Prognosegrenze mehr: Wird sie überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung mit dem Umsatz, durch den die Grenze überschritten wird. Für spätere Umsätze kann dann Umsatzsteuer anfallen.
Die Anwendung erklärt der leistende Unternehmer
Wir als Veranstalter entscheiden nicht, ob eine gebuchte Person Kleinunternehmer ist. Das hängt von deren unternehmerischen Gesamtumsätzen und umsatzsteuerlicher Behandlung ab. Eine vertragliche Formulierung wie „ohne Umsatzsteuer“ ersetzt daher weder die Prüfung der Rechnung noch die Verantwortung des leistenden Unternehmers für seine steuerlichen Angaben.
Der Status kann sich im Laufe eines Kalenderjahres ändern. Eine Künstlerin, die bei der ersten Rechnung zutreffend die Kleinunternehmerregelung anwendet, kann bei einer späteren Leistung regelbesteuert sein. Für jede konkrete Gagenrechnung prüfen wir deshalb die ausgewiesenen Angaben, statt ältere Rechnungen oder die Gagenzusage ungeprüft zu übernehmen.
Steuerfreiheit ist nicht Vorsteuerabzug
Bei einem nach Paragraf 19 UStG steuerfreien Umsatz fällt für uns keine als Vorsteuer abziehbare Umsatzsteuer an. Wir buchen und zahlen den Rechnungsbetrag als Entgelt, soweit nicht andere Bestandteile der Abrechnung gesondert zu beurteilen sind. Eine intern errechnete fiktive Umsatzsteuer dürfen wir weder abziehen noch als Vorsteuer geltend machen.
Die Umsatzgrenzen beziehen sich auf den Unternehmer
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des leistenden Unternehmers nach Paragraf 19 UStG. Nicht entscheidend ist, wie hoch eine einzelne Konzertgage ausfällt, wie viele Auftritte wir bei uns buchen oder wie viele Rechnungen uns eine Band im Jahr schickt. Auch eine hohe Einzelgage macht eine Person nicht automatisch zur Regelunternehmerin.
Umgekehrt kann eine kleine Rechnung ohne Umsatzsteuer unzutreffend sein, wenn der leistende Unternehmer die Voraussetzungen nicht erfüllt oder die Kleinunternehmerregelung nicht anwendet. Die Umsatzgrenzen erfassen die unternehmerische Tätigkeit insgesamt. Mehrere Aufträge für verschiedene Veranstalter werden nicht je Auftrag getrennt betrachtet.
Vertragspartner und Rechnungsaussteller müssen zusammenpassen
Für unsere Prüfung halten wir fest, wer die Leistung schuldet und wer die Rechnung stellt. Bei einer Einzelkünstlerin ist das häufig dieselbe Person. Bei Bands, Gesellschaften bürgerlichen Rechts, Managements oder Agenturen kann der Vertragspartner jedoch von den auftretenden Personen abweichen. Die steuerliche Behandlung richtet sich nach dem jeweils leistenden Unternehmer, nicht nach einer Bezeichnung auf dem Plakat.
Wir fragen nicht nach vollständigen Umsatzlisten oder Steuerunterlagen des Gegenübers. Das wäre für die übliche Rechnungsprüfung weder erforderlich noch angemessen. Wenn die Rechnung widersprüchlich ist, etwa weil sie zugleich Umsatzsteuer ausweist und die Kleinunternehmerregelung nennt, bitten wir um eine berichtigte Rechnung.
Die Einordnung für die Künstlersozialabgabe bleibt davon getrennt. Welche Vergütungen bei Konzerten grundsätzlich erfasst werden, erläutert unser Beitrag Künstlersozialabgabe bei Konzerten verständlich erklärt.
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus
Auf Umsätze, auf die Paragraf 19 UStG angewendet wird, wird keine Umsatzsteuer erhoben. Deshalb darf die Rechnung keinen Umsatzsteuerbetrag und keinen Steuersatz ausweisen. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist also nicht unvollständig, wenn die Kleinunternehmerregelung tatsächlich gilt und die sonstigen erforderlichen Angaben vorhanden sind.
Für Kleinunternehmerrechnungen gelten die erleichterten Rechnungsangaben nach Paragraf 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung. Dazu gehören insbesondere Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie ein Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.
So lesen wir den Hinweis auf der Rechnung
Ein klarer Hinweis kann etwa lauten: „Steuerfreier Umsatz für Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG.“ Entscheidend ist, dass die Rechnung erkennen lässt, weshalb kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen ist. Ein bloßer Vermerk „0 Prozent Umsatzsteuer“ ist missverständlich, weil er nicht eindeutig zwischen einer Steuerbefreiung, einem Steuersatz und der Kleinunternehmerregelung unterscheidet.
| Prüfpunkt | Bei Anwendung von Paragraf 19 UStG | Folge für unsere Abrechnung |
|---|---|---|
| Entgelt | Gesamtbetrag für die vereinbarte Leistung | Wir zahlen den ausgewiesenen Rechnungsbetrag. |
| Umsatzsteuer | Kein Steuersatz und kein Umsatzsteuerbetrag | Es gibt keine Vorsteuer aus dieser Rechnung. |
| Hinweis | Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung | Wir dokumentieren die Grundlage für den fehlenden Steuerausweis. |
| Leistung | Nach Art und Umfang nachvollziehbar beschrieben | Wir ordnen sie dem konkreten Auftritt und Vertrag zu. |
Bei Leistungen ausländischer Künstlerinnen und Künstler ersetzt Paragraf 19 UStG keine Prüfung des Steuerabzugs. Ob und in welcher Höhe ein Steuerabzug nach Paragraf 50a Einkommensteuergesetz vorzunehmen ist, richtet sich nach eigenen Voraussetzungen. Typische Risiken vor der Auszahlung beschreibt der Beitrag Sechs Fehler beim Steuerabzug für ausländische Künstler.
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist kein KSK-Ausnahmetatbestand
Ob Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausgewiesen wird, entscheidet nicht darüber, ob wir Künstlersozialabgabe schulden. Die Bemessungsgrundlage richtet sich nach Paragraf 25 Künstlersozialversicherungsgesetz, kurz KSVG. Ausschlaggebend sind vor allem die Art der Leistung, die Stellung des Auftragnehmers und die Voraussetzungen unserer Abgabepflicht.
Für die Bemessungsgrundlage gehören die Aufwendungen zu den Entgelten, die wir für künstlerische oder publizistische Werke oder Leistungen zahlen. Paragraf 25 KSVG enthält zugleich besondere Regeln und Ausnahmen. Gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage. Wird nach Paragraf 19 UStG keine Umsatzsteuer erhoben, ist der gesamte Rechnungsbetrag nicht etwa um einen gedachten Steueranteil zu kürzen.
Die getrennte Prüfung in der Praxis
- Wir prüfen umsatzsteuerlich, ob die Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag enthält und ob ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vorhanden ist.
- Wir prüfen nach dem KSVG, ob die Vergütung dem Grunde nach in unsere Künstlersozialabgabe einzubeziehen ist.
- Wir erfassen gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Bemessungsgrundlage der Künstlersozialabgabe.
- Wir klären bei Auslandssachverhalten den möglichen Steuerabzug vor der Auszahlung, unabhängig vom Umsatzsteuerausweis.
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer kann somit vollständig in der Bemessungsgrundlage der Künstlersozialabgabe stehen. Eine Rechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer kann ebenfalls eine abgabepflichtige künstlerische Leistung betreffen, nur der gesonderte Steuerbetrag wird bei der Bemessungsgrundlage anders behandelt. Der Rechnungstext allein beantwortet die KSK-Frage nicht.
Ein unrichtiger Umsatzsteuerausweis wird nicht einfach mitbezahlt
Weist ein Kleinunternehmer dennoch Umsatzsteuer aus, entsteht für den Aussteller ein Risiko nach Paragraf 14c Absatz 2 UStG. Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, kann diesen Betrag schulden. Für uns ist besonders wichtig: Ein unberechtigter Steuerausweis berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.
Wir behandeln eine solche Rechnung nicht dadurch als richtig, dass wir den Gesamtbetrag schlicht zahlen und verbuchen. Vor der Buchung und möglichst vor der Zahlung informieren wir den leistenden Unternehmer über den Widerspruch. Er soll entscheiden, ob er die Umsatzsteuer zutreffend ausweist oder die Rechnung berichtigt und den Hinweis auf Paragraf 19 UStG verwendet.
Berichtigung nachvollziehbar ablegen
Eine Berichtigung muss sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung beziehen und den Fehler korrigieren. Wir legen die ursprüngliche Rechnung nicht ersatzlos ab oder löschen sie nicht. Beide Dokumente gehören zusammen in die Unterlagen, damit der Vorgang und die Veränderung nachvollziehbar bleiben.
Besteht bei einer bereits gezahlten Rechnung Unklarheit, stimmen wir das weitere Vorgehen mit dem Rechnungsaussteller und bei Bedarf mit unserer steuerlichen Beratung ab. Unsere Buchhaltung darf keine eigene umsatzsteuerliche Umdeutung der Rechnung vornehmen. Das gilt besonders, wenn Verträge, Gagenabrechnung und Zahlung unterschiedliche Beträge oder Leistungsempfänger nennen.
Die Rechnung wird mit Vertrag und Zahlung abgelegt
Eine prüfbare Ablage verbindet die Rechnung mit dem jeweiligen Auftritt. Wir bewahren Leistungsbeschreibung, Rechnungsdatum, Entgelt, Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und Zahlungsnachweis gemeinsam mit Vertrag oder Gagenzusage auf. So können wir auch später erläutern, wer welche Leistung erbracht hat, welcher Betrag vereinbart war und weshalb kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wurde.
Für die Buchführung gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD. Elektronische Unterlagen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Änderungen an digitalen Belegen müssen nachvollziehbar bleiben; eine bloß überschreibende Ablage genügt diesem Anspruch nicht.
Eine einheitliche Gagenspur verhindert Lücken
Wir verwenden für Vertrag, Rechnung, Zahlungsfreigabe, Zahlungsnachweis und KSK-Einordnung eine gemeinsame Referenz zum Auftritt. Das erleichtert die jährliche Zusammenstellung der Entgelte und die Prüfung, ob Unterlagen vollständig vorliegen. Wer bei der Aufteilung von Zuständigkeiten Klarheit schaffen will, findet Hinweise in Wer entscheidet bei Künstlerzahlungen und wer prüft?.
Bei Rückfragen zur Rechtslage können wir außerdem nachvollziehen, wer den Beitrag fachlich verantwortet: Informationen zum Autor. Für den Einzelfall, insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen, komplexen Bandstrukturen oder widersprüchlichen Rechnungen, kann steuerliche Beratung erforderlich sein.
Erkenntnisse bündeln und Gagen früh richtig einordnen
Paragraf 19 UStG beantwortet die Umsatzsteuerfrage des leistenden Unternehmers, nicht die Frage unserer Künstlersozialabgabe. Wir prüfen deshalb den korrekten fehlenden Steuerausweis, den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und die vollständige Belegkette. Danach beurteilen wir die KSK-Pflicht eigenständig und klären bei ausländischen Künstlern den Steuerabzug vor der Zahlung.
Gagenheft für die durchgängige Einordnung von Künstlerzahlungen, Künstlersozialabgabe und Steuerabzug führt jede Zahlung von der Gagenzusage bis zur Jahresmeldung in einer nachvollziehbaren Spur zusammen. Wenn wir eine Vorführung sehen oder frühzeitig Zugang erhalten möchten, nutzen wir das Kontaktformular auf der Kontaktseite.
